Optimalisatie van het procure-to-payproces

Aspen Oss stond voor de uitdaging om de inkoopprocessen te optimaliseren en de inkoopafdeling te professionaliseren. Onderdeel hiervan is het optimaliseren van het procure-to-pay proces en het verbeteren van de vendor- en artikel-masterdata.

onze projecten
uw oplossing

onze projecten uw succes

Het project en de werkzaamheden

De expertise van Björn Leenders als Procurement Specialist Indirect Materials & Services is ingezet om het procure-to-payproces te optimaliseren, contractmanagement naar een hoger niveau te tillen en de vendor- en artikel-masterdata up-to-date te krijgen. Zijn dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het afsluiten en verlengen van contracten met bestaande en nieuwe leveranciers en het up-to-date houden en brengen van leveranciers- en artikeldata. Denk hierbij aan de inkoopvoorwaarden, betalingstermijnen, de wijze- en risico-overdracht van levering (incoterm), levertijden, prijzen, verpakkingseenheden en minimale bestelhoeveelheden. Ook de inkoopvraagstukken op het gebied van IT, HR, trainingen, travel- en CAPEX-investeringen liggen bij Björn.

De uitdaging

De uitdaging van Aspen

Aspen Oss, een producent en wereldwijd leverancier van complexe en actieve farmaceutische grondstoffen, ofwel Active Pharmaceutical Ingredients (API’s) stond voor de uitdaging om de inkoopprocessen te optimaliseren en de inkoopafdeling te professionaliseren. Onderdeel hiervan is het optimaliseren van het procure-to-pay proces en het verbeteren van de vendor- en artikel-masterdata.

Een van de doelen binnen het project is het zorgen voor correcte data van (voorraad)artikelen in het SAP-bestelsysteem, zodat Aspen-medewerkers en afdelingen minder tot geen werk hebben aan het corrigeren van zaken. Wanneer de data niet juist op de order richting de leverancier staat heeft dit namelijk gevolgen in de gehele keten.

Voor het optimaliseren van het procure-to-pay proces dient het uitgangspunt zo min mogelijk handmatige handelingen voor de afdeling Inkoop te realiseren, zodat de afdeling Inkoop minder operationeel en meer tactisch en strategisch gaat werken.

Meer grip en controle op het inkoopproces

Om een procure-to-pay proces te realiseren dat voldoet aan de randvoorwaarden bekijkt Björn het gehele proces van inkoopbehoefte tot en met de factuurbetaling aan de leverancier. Door middel van de A3-verbetermethodiek stelt hij vervolgens de verbeterplannen op.

Professionaliseren inkoopafdeling: de sleutel tot succes

Björn is medeverantwoordelijk voor het verder optimaliseren en professionaliseren van de inkoopafdeling binnen Aspen. Björn: “Ik ben van mening dat verbeteringen pas doorgevoerd kunnen worden zodra nieuwe processen vastgelegd en geborgd zijn en de optimalisatie gerealiseerd is. Verbeteringen voer ik door op zowel operationeel als strategisch niveau. Het borgen van alle nieuwe (werk)processen in de organisatie en kennisoverdracht naar de juiste personen binnen de organisatie zorgen ervoor dat verbeteren een continu proces blijft. De sleutel tot succes is hierbij het doel voor ogen te houden en overzicht te bewaren. Ik vind het een uitdaging om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en collega’s te motiveren en te overtuigen om zo gezamenlijk het doel te bereiken. De gedrevenheid van het management van Aspen om supply chain naar een hoger niveau te tillen past goed bij mij.”

Onze professional: Björn Leenders

Kennis delen

Tijdens intervisieavonden bij REEF worden kennis en ervaringen gedeeld vanuit projectspecialisten. Zo ook op het gebied P2P-optimalisatie. Ten behoeve van Aspen zijn de mogelijkheden voor self-billing besproken tijdens een bijeenkomst en inmiddels ook verder geoptimaliseerd en geautomatiseerd. Björn:“Ik heb met REEF-collega’s gesproken om nieuwe kennis te krijgen. Zo heb ik de Yellow Belt werkwijze en de A3-project aanpak besproken en direct ingezet in dit project.”

Voorwaarde voor succes

Netwerk REEF

Kennis delen is één van de belangrijkste voorwaarden voor succes. Daarom is tijdens het project kennis gedeeld met opdrachtgevers over best-practices. De verschillende inkoopkanalen zijn besproken en op basis van de opgedane kennis opnieuw ingericht. Denk hierbij aan het optimaal gebruiken van catalogs en de verschillende werkwijzen met betrekking tot framework orders in SAP.

Verbeteracties en resultaat

Bjorn liep tijdens het project tegen enkele uitdagingen aan. De uitdaging zat hem vooral in het up-to-date krijgen van de artikeldata, denk daarbij aan bijna 10.000 artikelnummers bij meer de 100-tal+ leveranciers.

Björn: “Hoe krijg ik aan de ene kant de data uit het systeem en vervolgens de gecorrigeerde data weer in het systeem. Hiervoor is een template opgezet die de data in een bepaald format downloadt uit het systeem. Dit bestand wordt opgestuurd naar de leverancier die de data controleert en waar nodig corrigeert. Het bestand dat retour wordt ontvangen van de leverancier wordt door de inkopers inhoudelijk gecontroleerd en volgens hetzelfde format middels mass-upload automatisch in het SAP-systeem geladen. Het up-to-date houden van de data blijft een continu proces. Doordat onnodige en handmatige handelingen uit het procure-to-payproces zijn gehaald of geautomatiseerd is de focus van de afdeling inkoop verschoven van operationeel naar tactische werkzaamheden. Met als gevolg meer en betere contractafspraken. Twee vliegen in één-klap.”

De leveranciers beoordeelt Björn met behulp van de vernieuwde Vendor Rating Tool. Op basis van de resultaten van de vendor-rating wordt inzichtelijk van welke leveranciers afscheid genomen moet worden en met wie het contract voorgezet wordt. Björn: “Door het verbeteren van de vendor- en artikel-masterdata worden er minder foutieve inkooporders aangemaakt waardoor er op meerdere afdelingen minder correcties uitgevoerd worden. Dit zorgt voor meer rust in de gehele keten.”

Vergelijkbare projecten en vacatures

Senior operationeel technisch inkoper

  • Project
  • Voltijd
  • € 3000 - € 4000
Jouw kracht ligt bij het plaatsen en onderhouden van inkooporders en het lezen van technische (metaal) tekeningen

Teamleader Distribution Center Manufacturing

  • Project
  • Voltijd
  • € 4000 - € 5000
Jouw kracht ligt in het implementeren van LEAN-manufacturing waarbij coachen van een team centraal staat.

Technisch inkoper

  • Vacature
  • Voltijd
  • € 4000 - € 5000
Het lezen van technische tekeningen is voor jou geen raadsel

CAPEX inkoper

  • Vacature
  • Voltijd
  • € 4000 - € 5000
Marktverkenningen en daarbij horende categorieplannen en inkoopstrategieën zijn jouw expertise

Productieplanner

  • Vacature
  • Voltijd
  • € 3000 - € 4000
Jij bent dé schakel tussen productie en logistiek

Operationeel inkoper

  • Vacature
  • Voltijd
  • € 3000 - € 4000
Jij onderhoudt contact met leveranciers en zorgt voor de beste prijs-kwaliteit verhouding

Supply chain engineer

  • Vacature
  • Voltijd
  • € 4000 - € 5000
Jij zet jouw kennis in om supply chain processen te verbeteren bij internationale opdrachtgevers

Inkoper NPR (non product related)

  • Vacature
  • Voltijd
  • € 4000 - € 5000
Jouw kracht ligt in het bouwen en onderhouden van relaties en interne klanten

Meer informatie

Vragen over deze case? Of benieuwd naar de oplossingen die REEF uw organisatie kan bieden? Neem dan contact op met Thomas Moonen.