Algemene voorwaarden

versie juli 2021

Artikel 1. Wat doen wij en hoe doen wij dat?

  1. REEF biedt specialistische kennis, ervaring en vaardigheden. Een project is voor ons een vraagstuk met een bepaald resultaat. Aan een project verbinden wij een projectspecialist met de juiste expertise. De kaders die hiervoor gelden staan opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst die we aan het begin van onze samenwerking zullen ondertekenen. De samenwerkingsovereenkomst en inzetbevestigingen vormt samen met deze algemene voorwaarden, de voorwaarden voor het project en projecten of aanbiedingen in de toekomst.
  2. Wanneer bepalingen in de samenwerkingsovereenkomst of inzetbevestiging afwijken van de algemene voorwaarden, zullen deze bepalingen prevaleren, waarbij de inzetbevestiging altijd prevaleert op de samenwerkingsovereenkomst. Andere afwijkingen zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen.
  3. Andere algemene voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten.
  4. De projectspecialist heeft een inspanningsverplichting om het geformuleerde resultaat te behalen.
  5. De projectmanager start met een inventarisatie waarbij het doel, de planning en het budget van de opdracht samen met u wordt bepaald. Het is belangrijk dat u hierbij alle relevante informatie aanlevert, zodat wij de juiste projectspecialist kunnen selecteren.
  6. De afspraken voor het project worden vervolgens geformuleerd in een inzetbevestiging. Wanneer u akkoord gaat met deze bevestiging, door ondertekening of een akkoord per e-mail, ontstaat er een overeenkomst en kan de projectspecialist op korte termijn starten. Wanneer de projectspecialist al met de werkzaamheden start voor de ondertekening of akkoord, is er ook sprake van een overeenkomst.
  7. Gedurende het project neemt de projectmanager contact op om tussentijds te evalueren.

Artikel 2. Begin, uitvoering en einde van de opdracht

  1. De projectspecialist voert de werkzaamheden van het project bij u op locatie uit, tenzij anders overeengekomen. U dient ervoor te zorgen dat de projectspecialist toegang heeft tot de nodige informatie en systemen. Daarnaast zorgt u voor een goede en veilige werkplek, conform de regels van de Arbeidsomstandighedenwet. Indien de projectspecialist de werkzaamheden niet kan uitvoeren omdat niet aan de verplichtingen uit dit lid is voldaan, moet u de geplande uren toch voldoen.
  2. REEF heeft altijd de mogelijkheid om een projectspecialist te vervangen, ook gedurende een lopend project. U kunt een voorstel tot vervanging alleen weigeren wanneer u dit met zwaarwegende redenen schriftelijk kunt motiveren. In geval van vervanging is er geen sprake van een toerekenbare tekortkoming en is REEF geen schade of kosten verschuldigd, als het project kan worden voortgezet.
  3. Wanneer de projectspecialist arbeidsongeschikt raakt, hoeft REEF geen directe vervanging te regelen. Bij arbeidsongeschiktheid van langer dan twee maanden, treden wij met u in overleg over de mogelijkheden van vervanging dan wel het eindigen van het project.
  4. De projectspecialist mag alleen werkzaamheden uitvoeren, die niet binnen het overeengekomen project vallen, wanneer REEF hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven.
  5. Het is tijdens het project niet toegestaan om de projectspecialist aan een derde ter beschikking te stellen.
  6. Het project eindigt wanneer de afgesproken projectwerkzaamheden zijn voltooid, of wanneer de duur van het project is afgelopen. Verlenging van het project zal via een nieuwe inzetbevestiging worden overeengekomen.
  7. Bij een project voor bepaalde tijd is tussentijdse opzegging alleen mogelijk indien er sprake is van een toerekenbare tekortkoming, en is er sprake van een opzegtermijn van vier weken.

Artikel 3. Wat mag u van ons verwachten?

  1. REEF zal zich als een goed werkgever of opdrachtgever gedragen richting de projectspecialist en in geval van een arbeidsovereenkomst zorgdragen voor een tijdige en juiste betaling van loon en sociale zekerheidslasten.
  2. REEF zal zich inspannen om zich naar maatstaven van goed vakmanschap in te zetten voor haar verplichtingen die voortvloeien uit de samenwerkingsovereenkomst.
  3. Ten aanzien van het selecteren en voorstellen van een projectspecialist zal REEF een inspanningsverplichting hebben.

Artikel 4. Wat verwachten wij van u?

  1. U dient zich ten aanzien van de projectspecialist op een zorgvuldige wijze te gedragen en de werkzaamheden op een dusdanige wijze te coördineren zodat er geen vertraging in de werkzaamheden wordt opgelopen.
  2. Omdat u verantwoordelijk bent voor de veiligheid van de projectspecialist op uw locatie, dient u actieve voorlichting te geven over de veiligheidsmaatregelen en de gehanteerde Risico Inventarisatie & Evaluatie. Mocht er zich toch een ongeval voor doen, dient u alle (wettelijke) maatregelen te nemen om schade te beperken en REEF per ommegaande te informeren.
  3. Wanneer er een VCU -certificaat vereist is, dient u REEF hiervan voor het starten van de opdracht te informeren.
  4. Hanteert u verplichte vrije dagen of bedrijfssluiting binnen de organisatie? Dan dient u ons hierover voor het aangaan van het project te informeren. Doet u dit niet, dan zullen de geplande uren gedurende die periode toch in rekening worden gebracht.
  5. Wanneer u een auto ter beschikking stelt aan de projectspecialist voor uitvoering van de opdracht, overlegt u aan REEF alle benodigde gegevens voor een correcte salarisverwerking, waaronder een opgave van begin- en einddatum, model en cataloguswaarde. Daarnaast draagt u zelf zorg voor het afsluiten van de juiste verzekeringen en bent u aansprakelijk voor alle mogelijke uit het gebruik van de auto voortvloeiende schade.
  6. Wanneer een projectspecialist lid is van uw ondernemingsraad, bent u het geldende tarief verschuldigd voor de werkzaamheden die in verband met het uitoefenen van de medezeggenschap of een opleiding die ter zake wordt gevolgd.

Artikel 5. Wat zijn de kosten en hoe betaalt u deze?

  1. Het project dat wordt uitgevoerd, wordt op basis van het aantal uren dat de projectspecialist besteed in rekening gebracht. Het uurtarief staat vermeld in de betreffende inzetbevestiging.
  2. REEF heeft het recht de uurtarieven twee keer per jaar - in periode 1 en periode 7 – aan te passen als gevolg van indexering van directe kosten of overheidsmaatregelen.
  3. De projectspecialist vult zijn uren in de uren portal van REEF in. U controleert de urenverantwoording en geeft akkoord binnen 14 dagen. De urenverantwoording van de projectspecialist is leidend, tenzij er tegenbewijs wordt geleverd. De factuur wordt aan de hand van de urenverantwoording en eventuele additionele declaraties opgesteld.
  4. Geeft u later dan 14 dagen akkoord, bent u akkoord vergeten te geven of weigert u akkoord te geven terwijl de uren wel door de projectspecialist conform de overeenkomst of op uw verzoek zijn gemaakt? Dan worden de uren toch gefactureerd conform de urenverantwoording van de projectspecialist, deze is leidend tenzij er tegenbewijs wordt geleverd.
  5. De facturen worden na iedere periode van vier weken opgemaakt en toegezonden. Bezwaren tegen een factuur moeten binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk worden ingediend. Indien er geen tijdig bezwaar wordt gemaakt, wordt de factuur als akkoord beschouwd.
  6. U dient de factuur binnen 14 dagen na factuurdatum te betalen. Wanneer u de factuur niet op tijd betaald, bent u van rechtswege in gebreke. Op dat moment bent u 1% rente per maand verschuldigd en 15% van het totaal verschuldigde bedrag aan buitengerechtelijke kosten, met een minimum van € 500,-.
  7. Het is niet mogelijk om facturen te compenseren, opschorten of te verrekenen.

Artikel 6. Is het toegestaan een projectspecialist over te nemen, in dienst te nemen of zelf in te huren?

  1. Het is niet toegestaan om met de projectspecialist gedurende de opdracht een arbeidsovereenkomst aan te gaan of op basis van een andersoortige overeenkomst of via derden werkzaamheden te laten verrichten. Bij overtreding hiervan bent u een opeisbare boete verschuldigd van zes bruto maandsalarissen, gebaseerd op een voltijd dienstverband, zoals begroot door REEF met een minimum van € 30.000-.
  2. Na afloop van de opdracht is het slechts onder voorwaarde van een redelijke vergoeding toegestaan een arbeidsovereenkomst aan te gaan met de projectspecialist of deze op basis van andersoortige overeenkomst of via derden werkzaamheden te laten verrichten. De omvang van de redelijke vergoeding is afhankelijk van de duur van de opdracht en het aantal gewerkte uren. De redelijke vergoeding voor een projectspecialist - die een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met REEF heeft - bedraagt:
    - Negen bruto maandsalarissen gebaseerd op een voltijd dienstverband binnen de eerste 12 maanden na einde van de opdracht;
    - Twee bruto maandsalarissen gebaseerd op een voltijd dienstverband tussen de 12 en 24 maanden na einde van de opdracht.
    De redelijke vergoeding voor een projectspecialist
    - die een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met REEF heeft of middels een overeenkomst van opdracht werkzaamheden verricht - bedraagt:
    - Zes bruto maandsalarissen gebaseerd op een voltijd dienstverband binnen de eerste 12 maanden na aanvang van de opdracht;
    - Twee bruto maandsalarissen gebaseerd op een voltijd dienstverband tussen de 12 en 24 maanden na aanvang van de opdracht.
    Deze vergoeding is aan te merken als een redelijke vergoeding bedoeld in artikel 9a lid 1 van de Wet Allocatie Arbeidskrachten Door Intermediairs (Waadi).
  3. Wanneer REEF een projectspecialist voorstelt aan u, is het niet toegestaan met de voorgestelde projectspecialist zelf, binnen een periode van 12 maanden na het voorstellen, een arbeidsovereenkomst aan te gaan of deze op basis van andersoortige overeenkomst of via derden werkzaamheden te verrichten. Bij overtreding hiervan bent u een opeisbare boete verschuldigd van € 30.000,-.
  4. REEF is gerechtigd om in afwijking van dit artikel de daadwerkelijke schade te vorderen.

Artikel 7. Wat gebeurt er in geval van overmacht?

  1. Wanneer er sprake is van overmacht, zoals oorlog, werkstaking, bovenmatig ziekteverzuim, brand et cetera, waardoor REEF haar verplichtingen richting u niet meer kan nakomen, kunt u de overeenkomst ontbinden wanneer deze situatie zes maanden of langer duurt.
  2. REEF is in geval van overmacht gerechtigd de uitvoering van het project op te schorten, zonder dat hierdoor sprake is van een toerekenbare tekortkoming of enige vorm van schadevergoeding.
  3. Onder overmacht wordt uitdrukkelijk niet verstaan, een situatie waardoor de werkzaamheden wel kunnen worden uitgevoerd maar dit op een andere manier moet worden ingericht (zoals digitaal of op afstand).

Artikel 8. Wie is waarvoor aansprakelijk?

  1. REEF is niet aansprakelijk voor schade wanneer een projectspecialist niet blijkt te voldoen aan de door u gestelde eisen, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid bij de selectie.
  2. Wanneer het eindresultaat van het project niet binnen de gestelde termijn is behaald, is REEF niet gehouden tot enige schadevergoeding als gevolg hiervan.
  3. REEF is niet verantwoordelijk voor enige boete of dwangsom wanneer een projectspecialist zich beroept op enig recht van intellectueel eigendom.
  4. U bent aansprakelijk en vrijwaart REEF tegen alle schade en kosten die een projectspecialist lijdt in het kader van de uitoefening van het project.
  5. REEF zal zich inspannen de samenwerkingsovereenkomst naar behoren uit te voeren. Wanneer een verplichting uit de samenwerkingsovereenkomst niet wordt nagekomen is de tekortkomende partij aansprakelijk om de daaruit voortvloeiende schade te vergoeden.
  6. De aansprakelijkheid van REEF is beperkt tot hetgeen de verzekeraar in dat schadegeval uitkeert, met een maximum van het tarief voor die geldende opdracht voor de duur van drie maanden, met een totaal maximum van € 50.000,-.
  7. REEF is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst en gemiste besparingen.

Artikel 9. Hoe gaan wij om met persoonsgegevens en (vertrouwelijke) informatie?

  1. Partijen zullen geen vertrouwelijke informatie van of over de andere partij, diens activiteiten en relaties, verstrekken aan derden tenzij dit nodig is voor uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst of opdracht.
  2. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om gegevens van een voorgestelde projectspecialist zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van REEF aan een derde bekend te maken. De gegevens van een voorgestelde projectspecialist mogen niet langer dan twee weken bewaard worden, indien er geen project wordt overeengekomen.
  3. REEF is niet verantwoordelijk voor een boete, dwangsom of eventuele schade indien de projectspecialist de geheimhoudingsplicht schendt. Het is mogelijk dat u zelf een geheimhoudingsovereenkomst sluiten met de projectspecialist.
  4. Alle persoonsgegevens die REEF ontvangt in het kader van de samenwerkingsovereenkomst en de daaruit volgende opdrachten zullen enkel worden verwerkt voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Ook kunnen de contactgegevens van personen binnen uw organisatie voor marketingactiviteiten gebruikt worden. Indien u het hier niet mee eens bent kunt u zich afmelden via marketing@reef.nl.
  5. Indien u een verzoek wil indienen op basis van een recht gebaseerd op de privacywetgeving, zoals het recht tot overdracht of verwijdering, kunt u dit indienen via office@reef.nl.

Artikel 10. Wat kunt u doen wanneer u een klacht heeft?

Wanneer u een klacht heeft horen wij dit graag zo snel mogelijk, zodat we kunnen meedenken in een oplossing. Meld een eventuele klacht daarom binnen 24 uur schriftelijk bij de projectmanager. Bij gebreke hiervan kan een klacht niet in behandeling worden genomen.

Artikel 11. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

  1. Op de samenwerkingsovereenkomst en alle daaruit vloeiende opdrachten of handelingen is het Nederlands recht van toepassing.
  2. Bij eventuele geschillen is de rechter van de rechtbank Oost-Brabant bevoegd.