Onboarding van medewerkers in tijden van corona

onze projectenuw succes

onze mensen uw resultaat

Aanleiding project

Bernhoven is het ziekenhuis voor de regio Oss – Uden - Meijerijstad. Deze regio was het epicentrum van het coronavirus in Nederland.  Het ziekenhuis zag veel coronapatiënten waardoor de druk op de patiëntenzorg toenam.

Gezien de grote toestroom van coronapatiënten was Bernhoven genoodzaakt om de planbare zorg stop te zetten. Het personeel dat normaal gesproken werkt binnen de planbare zorg werd ingezet voor de coronazorg. Ondanks deze maatregel kwam Bernhoven tot de conclusie dat de capaciteit aan zorgpersoneel onvoldoende zou zijn. Het aantal coronapatiënten groeide exponentieel. Er was veel personeel nodig om te ondersteunen bij de patiëntenzorg in deze crisis. Hiervoor heeft Bernhoven de hulp van REEF ingeschakeld.

Recruitmentproces herzien

Recruitment professional Aniek Houben was al in januari 2020 gestart met een recruitment project bij Bernhoven voor de duur van drie maanden. Haar focus lag op het herzien van het recruitmentproces en het werven van een corporate recruiter. Aniek heeft dit project succesvol afgerond. De nieuwe corporate recruiter is inmiddels aan de slag met de implementatie en uitvoering van het nieuwe recruitmentbeleid. Door de coronacrisis is Aniek in maart gestart met een ander project bij Bernhoven: het verzorgen van een optimale instroom en de onboarding van crisisondersteuners.

Onze recruitmentprofessional

Aniek Houben

De grootste uitdaging binnen het project was het betrekken van alle verschillende stakeholders in het aannameproces van het nieuwe personeel. Denk aan de administratieve verwerking voor HR, facilitaire zaken, ICT, de personeelsplanners, praktijkopleiders voor bijscholing, het online leerplatform, enzovoorts. Door deze nieuwe en onzekere situatie rondom het coronavirus moesten processen in zeer korte tijd worden herzien en aangepast om de patiëntenzorg te waarborgen.

Onboarding

In korte tijd zijn er veel extra zorgprofessionals ingestroomd als crisisondersteuner. Samen met de afdeling HR heeft Aniek dagelijks welkomstbijeenkomsten voor alle crisisondersteuners opgezet. Zodra er een nieuwe zorgmedewerker geworven werd, zorgde het team samen met andere afdelingen ervoor dat de inloggegevens, een pasje, kleding en alle overige benodigdheden die dag klaar lagen. Direct de volgende dag kreeg de nieuwe zorgmedewerker een rondleiding door het ziekenhuis, werd de werkkleding gepast en nam hij of zij deel aan de dagelijkse bijeenkomst. "Tijdens deze bijeenkomsten gaven we een presentatie over de huidige situatie in het ziekenhuis en bespraken we het calamiteitenplan en de facilitaire voorzieningen. Hierna volgde een instructie over het werken met beschermende middelen. De inloggegevens werden uitgereikt en uitgetest. Bij inlog problemen hadden we een direct lijntje met IT om zaken op te lossen. Vervolgens werden de inwerkprogramma’s per doelgroep besproken en waar mogelijke en eerste e-learning gemaakt. Ook bespraken we waar medewerkers extra scholing op nodig hadden en organiseerde we dit op korte termijn. Dit alles voor een zo soepel mogelijke inzet van deze medewerkers en de continuïteit van de patiëntenzorg."

Het was van belang om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en de doorlooptijden aanzienlijk te verkorten terwijl het onboardingsproces zo snel en foutloos mogelijk verliep. Normaal gesproken wordt de onboarding van een nieuwe collega verspreid over anderhalve maand, gerekend van eerste gesprek tot de daadwerkelijke start. In deze situatie moest dit alles binnen één dag (!) geregeld zijn.
 

onze kennis uw succes

Resultaat van project

In een periode van twee weken zijn er 125 crisisondersteuners ingestroomd. Een enorme hoeveelheid aan nieuwe instroom voor Bernhoven. De situatie is voor nu onder controle. Nadat de piek voorbij was heeft Aniek zich gericht op de nazorg aan de groep crisisondersteuners. Hoe hebben zij het hele proces ervaren? Hoe gaat het met hen? Zijn er bijvoorbeeld lichamelijke of mentale klachten opgetreden? Zijn er nieuwe mensen ingestroomd die de ambitie hebben om in de toekomst door te stromen? Ook de uitstroom van deze medewerkers werd gecoördineerd door Aniek, de exitgesprekken en administratieve afhandeling neemt ze hierin mee.

Onze professionals

Kennis delen

Onze HR-professionals zetten altijd in op vernieuwde mogelijkheden binnen een organisatie. Binnen Bernhoven hebben we zowel aan de personeels- als de organisatiekant professionals ingezet. Van uitvoerende, dagelijkse hands-on werkzaamheden tot strategische advisering. Aniek zet haar kennis, ervaring en vaardigheden momenteel zelfstandig in voor meerdere deelprojecten binnen Bernhoven. Uiteraard kan zij bouwen op haar REEF-collega’s met recruitment ervaring. Regelmatig sparren zij over de laatste trends, ontwikkelingen en delen kennis met elkaar. Dit zorgt voor grip op het project en het beste resultaat.

Kennisplatform

Meer informatie

Vragen over deze case? Of benieuwd naar de oplossingen die REEF uw organisatie kan bieden? Neem contact op met Ingrid Oerlemans.