Meestgestelde vragen coronavirus: rechten en plichten voor werkgevers

Uitgangspunt is dat een werknemer een reeds goedgekeurde vakantieperiode niet eenzijdig kan wijzigen. Dit kan enkel als de werkgever daar mee instemt. Dit betekent ook dat de werkgever coulance kan tonen of niet. Daar is geen verplichting toe enkel de opstelling van de werkgever om zich als goed werkgever te gedragen.

Dit geldt ook voor nog niet opgenomen of vastgestelde vakanties. Veel werkgevers spreken onzekerheid uit over de vraag wat de situatie gaat zijn als werknemers in de toekomst massaal verlofdagen gaan opnemen als de grenzen weer open zijn. Uitgangspunt is dat hierbij de normale verjaringsregels van toepassing zijn. Wettelijke verlofdagen zijn geldig tot 6 maanden nadat het jaar waarin deze verkregen zijn verlopen. Voor bovenwettelijke verlofdagen geldt een verjaringstermijn van 5 jaar. Het weigeren of het opleggen van vakanties volgt hetzelfde stramien als het antwoord op de vraag ten aanzien van de reeds goedgekeurde vakantieperiode. Een werkgever is verplicht in te stemmen met een vakantieverzoek tenzij zwaarwegende bedrijfsbelangen (goed werkgeverschap) tot een ander oordeel leiden. Zwaarwegend is bijvoorbeeld de continuïteit van een afdeling als de hele afdeling tegelijk beslist om op vakantie te gaan. Uiteraard dient de werkgever dan wel alternatieve periodes voor te stellen. Overigens heeft een werknemer altijd recht op het wettelijk aantal aaneengesloten vakantiedagen van 14 dagen.

Het opleggen van een verplichte vakantie, zoals bijvoorbeeld in het verleden in de bouwsector, is enkel mogelijk indien dat contractueel is afgesproken in de arbeidsovereenkomst of aanvullende voorwaarden waarmee de werknemer akkoord is gegaan. Indien de werkgever dit toch wil doen en de werknemer stemt niet in, dan is er sprake van een eenzijdige wijziging en dan dient er een zwaarwegend bedrijfsbelang te zijn om dit te kunnen motiveren en juridisch toelaatbaar te maken.

Op dit moment geldt voor de gehele wereld de kleurcode oranje waarbij vooralsnog, ten tijde van het schrijven van  dit artikel, door het Ministerie van Buitenlandse zaken wordt geadviseerd om niet meer naar het buitenland te reizen tenzij het noodzakelijk is. Essentie is dat een werkgever een werknemer niet kan verbieden om naar het buitenland te gaan. Het advies is wel dat een werkgever de werknemer sterk zal afraden om de reis te maken en dat de gevolgen voor zijn eigen rekening en risico komen. Zo kan bijvoorbeeld worden aangegeven dat het recht op loon zal vervallen als de werknemer toch naar het buitenland vertrekt en vervolgens door de lokale autoriteiten of terug in Nederland in quarantaine wordt geplaatst. Voor zakenreizen geldt dezelfde overweging. Vraag jezelf af of de reis die gemaakt wordt noodzakelijk is.

Zoals aangegeven gaat het hier om een advies van de Rijksoverheid en geen wettelijke maatregel. Dit betekent juridisch dat er geen wettelijke grondslag is dat een werknemer verplicht kan worden om thuis te werken of dat een werknemer kan opeisen om thuis te werken. Op basis van de Wet Flexibel Werken (WFW) kan een werknemer een verzoek indienen om thuis te werken. Een werkgever moet daar dan binnen 1 maand op reageren. Het is echter geen verplichting, een werkgever mag het verzoek weigeren.

Op het moment dat er een veilige werkomgeving gecreëerd is dan is een werknemer verplicht om redelijke instructies van de werkgever op te volgen. Een werkgever kan werknemers met gezondheidsklachten zoals verkoudheid en griep wel verplichten om thuis te werken. De reden daarvoor is het bewaken van een gezonde en veilige werkomgeving voor de andere werknemers. Uiteraard kan ook de Arbodienst of bedrijfsarts hierbij betrokken worden.

Als een werknemer tot een risicogroep behoort of deze werknemer heeft in zijn omgeving mensen die tot een risicogroep behoren dan kan de werknemer aangeven angstig te zijn om weer op kantoor werkzaamheden te verrichten. Wij adviseren dan om de bedrijfsarts in te schakelen en deze te laten oordelen of het risicovol is of niet en op basis van dat advies te bepalen of er wordt toegestaan dat de werknemer thuis werkt of niet.

Als een werknemer aangeeft dat er sprake is van een reëel gevaar op de werkvloer (bijv. als iemand met verkoudheidsklachten toch aanwezig is, of als de maatregelen onvoldoende zijn), dan mag deze het werk neerleggen en naar huis gaan als de werkgever daar niet adequaat op reageert.

Werken op kantoor
Uitgangspunt is dat iedere werkgever in Nederland een wettelijke zorgverplichting heeft (Arbeidsomstandighedenwet) om werknemers een veilige en gezonde werkomgeving te bieden. De werkgever dient er in dat kader voor te zorgen dat werknemers niet in aanraking kunnen komen met werknemers die besmet zijn. Dit betekent dat een werkgever zijn werknemers dient te informeren over omgangsvormen en al het redelijke dient te doen om te voorkomen dat iemand besmet raakt. Denk aan bijvoorbeeld 1,5 meter afstand, hygiënemaatregelen, persoonlijke beschermingsmiddelen en afzien van fysiek contact. Indien er voldoende voorzorgsmaatregelen zijn genomen dan kan een werkgever verzoeken aan de werknemer om op kantoor te komen werken. Het gaat namelijk om een advies van de Rijksoverheid en geen wettelijk opgelegde maatregel.

Thuiswerken
Is thuiswerken wel een oplossing, dan ben je als werkgever verplicht om de werknemer de noodzakelijke middelen te verstrekken om ook thuis te kunnen werken (laptop, communicatiemiddelen).

Bijeenkomsten
Veel opdrachtgevers vragen ons wat nu de juridische situatie is met betrekking tot samenkomsten met meerdere personen. Voor het bedrijfsleven geldt een uitzondering met maximum van 100 personen. Vanaf 1 juli kan dit mogelijk ook gaan gelden voor uitvaarten, huwelijksvoltrekkingen, levenbeschouwelijke en religieuze bijeenkomsten, zie https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19/nederlandse-maatregelen-tegen-het-coronavirus/openbaar-en-dagelijks-leven voor meer informatie.

Er is een dringend advies om thuis te blijven bij verkoudheidsklachten. Als er ernstige klachten zijn binnen het gezin dan kunnen deze zelfs verplicht worden om thuis te blijven. Mocht de werknemer in staat zijn om thuis te werken, dan is dit mogelijk. Voor het overige geldt feitelijk dat het recht op loon blijft bestaan vergelijkbaar met iemand die zich ziekmeldt.

Sommige bedrijfstakken zijn als gevolg van deze crisis compleet stil gelegd. Normaliter is dit een reden om werknemers te ontslaan wegens bedrijfseconomische redenen (werkvermindering) via het UWV. De overheid heeft echter de tijdelijke noodmaatregel overbrugging voor behoud van werkgelegenheid in het leven geroepen. Werkgevers kunnen op grond van deze regeling bij het UWV een aanvraag indienen voor een subsidie in de vorm van een tegemoetkoming in de loonkosten ter hoogte van maximaal 90% van de loonsom wanneer er sprake is van volledig omzetverlies. Is er sprake van minder dan 100% omzetverlies dan wordt de regeling naar rato toegepast.

Indien je als werkgever aanspraak maakt op deze regeling is het niet de bedoeling dat er vervolgens toch ontslag volgt op grond van bedrijfseconomische redenen. Dit kan zelfs leiden tot boetes en terugvorderingen van eerder verstrekte subsidies. Dit is ook een reden voor werkgevers om geen aanvraag in te dienen en gewoon toch mensen voor ontslag in aanmerking te laten komen.

De vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 is in 2020 verhoogd van 1,7% naar 3%. Dat biedt u, als u daarvoor de financiële ruimte hebt, de mogelijkheid om uw werknemers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld met een bloemetje of een cadeaubon (als het gebruikelijk is dat werknemers dit bij gelegenheden ontvangen dan kan dit als eindheffingsbestanddeel worden aangemerkt).

Dit betekent dat u in de nieuwe situatie € 6800 onbelast beschikbaar kunt stellen. Als de loonsom van € 400.000 is. Voor het bedrag boven € 400.000 blijft het percentage van 1,2% gelden.

Als het gaat over de thuiswerkplek zijn vier categorieën te onderscheiden:

• Het noodzakelijkheidscriterium: dit betekent dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld zijn als het verstrekken van deze zaken noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Als de apparatuur niet meer wordt gebruikt dan dient de werknemer de apparatuur terug te geven, of de restwaarde te betalen.
• Arbovoorzieningen: deze zijn vrijgesteld als deze gebruikt worden om de thuiswerkplek in te richten indien ze volgen uit verplichtingen van de werkgever op basis van de Arbowet. Belangrijke voorwaarde is wel dat de werkgever geen eigen bijdrage van de werknemer vraagt en dat de inrichting van een thuiswerkplek is opgenomen in het arboplan van de werkgever.
• Hulpmiddelen: Hulpmiddelen die een werknemer ook buiten de werkplek, bijvoorbeeld op kantoor kan gebruiken, en die hij voor 90% of meer zakelijk gebruikt, zijn ook gericht vrijgesteld, denk aan computers, laptops, mobiele telefoons, iPads en gereedschappen.
• Aanwijzen: een vergoeding van kosten die de werknemer maakt om thuis te werken, denk aan extra elektriciteit, koffie, water, etc. zijn niet gericht vrijgesteld of op nihil gewaardeerd. Een dergelijke vergoeding wordt aangemerkt als loon voor de werknemer. Dit loon kan aangewezen worden voor de werkkostenregeling om zo ten laste te komen van de vrije ruimte. Daar kun je de verruiming van dit jaar voor gebruiken.   

Het advies is om zo spoedig mogelijk de arbodienst of de bedrijfsarts in te schakelen. Zij hebben een protocol van de GGD en gaan dan nader bepalen of het verstandig is het bedrijf te sluiten, of dat het voldoende is om directe werknemers die contact hebben gehad met de besmette werknemer in quarantaine te plaatsen.

Een werknemer heeft in beginsel recht op het loon dat hij had kunnen verdienen als hij wel had kunnen werken. Daaronder vallen ook de aan het werk verbonden toeslagen. Deze toeslagen zijn echter bedoeld als compensatie voor de aard van het werk (bijv. de onregelmatige tijden). Het is dan ook maar de vraag of het redelijk is dat de werknemer deze blijft ontvangen. Een overleg met de werknemer of personeelsvertegenwoordiging is dan een redelijke tussenoplossing om concreet afspraken te maken.

Voor de reiskosten is het uitgangspunt dat deze worden verstrekt op basis van het reizen van de woning naar de werkgever. Als deze reiskosten niet gemaakt worden dan is het redelijk om deze ook niet uit te betalen. In de praktijk adviseren wij ook hierbij om afspraken te maken met de personeelsvertegenwoordiging of individuele werknemers. Zo komt het relatief vaak voor dat de werkgever nog een bepaalde periode een vaste reiskostenvergoeding betaalt, maar dat dit een eindige regeling is. De overheid heeft aangegeven hier coulant qua fiscale regelgeving mee om te gaan, maar geeft ook aan dat het aan de werkgever is om hier een besluit op te nemen.

Op dit moment is voor een door werkgever uitgevoerde gezondheidscontrole geen wettelijke of legitieme grond. Dit betekent dat dit ook niet zomaar mag. Als je als werkgever vermoedt dat iemand symptomen heeft dan kan de werknemer naar huis gestuurd worden en kan eventueel de bedrijfsarts ingeschakeld worden. De bedrijfsarts kan dan de werknemer testen. Vanuit privacy heeft de Autoriteit Persoonsgegevens al aangeven dat de werkgever van de werknemer mag verlangen om zijn of haar gezondheid scherp in de gaten te houden. Een werknemer kan bijvoorbeeld zelf zijn/haar temperatuur meten.

Medewerkers kunnen beroep doen op het calamiteitenverlof. Dit is een maatregel voor de eerste paar dagen na de sluiting van een school of opvang, voor enkele uren of dagen. Deze tijd kan gebruikt worden voor het regelen van alternatieve opvang. Binnen dit verlof dient loon doorbetaald te worden. Deze maatregel is ook geldig indien de werknemer de zorg voor een familielid over moet nemen, waarbij hij/zij de enige in de familiekring is.

Omdat de maatregelen als gevolg van de coronacrisis inmiddels bekend zijn zal calamiteitenverlof niet snel meer opgenomen kunnen worden. Werkgevers kunnen hier uiteraard coulant mee omgaan. Een werknemer kan vervolgens aanspraak maken op kortdurend zorgverlof als aan de voorwaarden wordt voldaan. Zo dient er ook hier sprake te zijn van daadwerkelijk door de werknemer uit te voeren zorg en dienen er geen alternatieven te zijn. In dit geval heeft een werknemer recht op 70% van het loon (tenzij hier in cao of arbeidsvoorwaardenregeling van wordt afgeweken).

Voor langdurend zorgverlof geldt hetzelfde, ook daar moet aan de voorwaarden voldaan worden echter is deze vaak onbetaald (behoudens uitzonderingen). Voor het overige, als een werknemer niet in aanmerking komt voor zorgverlof, dan kan de werknemer vakantiedagen opnemen in overleg met de werkgever.

Ja, je mag de werknemer vragen andere werkzaamheden te verrichten indien de omstandigheden om deze uit te voeren redelijk zijn. Voorwaarde is ook dat de werkzaamheden in alle redelijkheid door de werknemer fysiek uitgevoerd kunnen worden. 

Er zijn werknemers die gebruik maakten van het OV en dit nu te gevaarlijk vinden. Hier is het uitgangspunt dat een werknemer in beginsel zelf verantwoordelijk is voor het tijdig aanwezig zijn op het werk. Een werknemer is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar veiligheid tijdens deze reis. Wellicht dat wel afspraken gemaakt kunnen worden ten aanzien van georganiseerd vervoer of carpoolen, maar dat is geen verplichting.

Voor bedrijfsborrels geldt dat dit mogelijk is echter dient de werkgever wel alle voorzieningen te treffen voor een veilige bedrijfsborrel, dus een ruime goed geventileerde locatie en 1,5 meter afstand en niet te veel mensen bij elkaar (maximaal 30 op dit moment). Voor de zomertijd kun je als alternatief ervoor kiezen om buiten te borrelen als dat mogelijk is of een online bedrijfsborrel houden.