Nee, een werkgever mag niet vragen naar de oorzaak of diagnose van verzuim. Dit is wettelijk verboden onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) omdat medische informatie tot de bijzondere persoonsgegevens behoort. Alleen de bedrijfsarts mag medische gegevens verwerken en beoordelen.
Deze strikte scheiding beschermt de privacy van werknemers en voorkomt dat medische informatie invloed heeft op de arbeidsrelatie. Als werkgever loop je bij overtreding het risico op forse boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens. Hieronder lees je precies wat je wél mag vragen, waarom de regels zo streng zijn en hoe je als werkgever én werknemer correct omgaat met verzuim.
Welke informatie mag een werkgever wél vragen bij ziekmelding?
Een werkgever mag bij ziekmelding alleen functionele informatie vragen die nodig is voor de verzuimbegeleiding en loondoorbetaling. Dit betreft praktische zaken zoals de verwachte duur van het verzuim, bereikbaarheid en eventuele lopende werkzaamheden die overgedragen moeten worden.
De toegestane vragen zijn beperkt tot wat strikt noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering:
- Verpleegadres: Waar verblijft de werknemer tijdens het verzuim?
- Verwachte duur: Hoe lang denkt de werknemer afwezig te zijn?
- Bereikbaarheid: Hoe is de werknemer te bereiken voor contact?
- Lopende werkzaamheden: Zijn er urgente taken die overgedragen moeten worden?
- Arbeidsongeschiktheid door derden: Is de ziekte veroorzaakt door een derde partij (relevant voor regres)?
- Aangepast werk: Kan de werknemer mogelijk aangepast werk verrichten?
Belangrijk is dat de werknemer zelf mag bepalen of hij of zij iets over de aard van de ziekte wil delen. Als een werknemer vrijwillig informatie geeft, mag je dit als werkgever echter niet registreren of vastleggen in een personeelsdossier. De vrijwilligheid is in een arbeidsrelatie bovendien discutabel vanwege de gezagsverhouding.
Waarom mag een werkgever niet naar de diagnose vragen?
De AVG classificeert gezondheidsgegevens als bijzondere persoonsgegevens waarvoor extra strenge bescherming geldt. Werkgevers mogen deze gegevens niet verwerken omdat zij geen medische professionals zijn en de informatie kan leiden tot discriminatie of benadeling van de werknemer.
De wetgever heeft bewust gekozen voor deze strikte scheiding om meerdere redenen:
- Privacybescherming: Medische informatie is zeer persoonlijk en werknemers hebben recht op bescherming hiervan.
- Voorkomen van discriminatie: Kennis van diagnoses kan (onbewust) leiden tot ongelijke behandeling bij promoties, contractverlengingen of reorganisaties.
- Gezagsverhouding: Door de ongelijke machtsverhouding kan een werknemer zich gedwongen voelen om informatie te delen, ook als dit formeel vrijwillig is.
- Medische deskundigheid: Werkgevers missen de expertise om medische informatie correct te interpreteren.
De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft deze regels actief. Werkgevers die toch medische gegevens registreren, riskeren boetes die kunnen oplopen tot 820.000 euro of vier procent van de wereldwijde jaaromzet. In 2026 zien we dat de AP steeds strenger optreedt tegen overtredingen in de arbeidsrelatie.
Wat is de rol van de bedrijfsarts bij verzuimbegeleiding?
De bedrijfsarts is de enige partij die medische gegevens mag opvragen, verwerken en beoordelen in het kader van verzuimbegeleiding. De bedrijfsarts vertaalt medische informatie naar functionele mogelijkheden en beperkingen zonder de diagnose aan de werkgever te onthullen.
De bedrijfsarts vervult verschillende cruciale functies:
- Medische beoordeling: Vaststellen of er sprake is van arbeidsongeschiktheid door ziekte.
- Functionele mogelijkheden: Bepalen welk werk de werknemer nog wél kan verrichten.
- Prognose: Inschatten van de verwachte duur van het verzuim.
- Re-integratieadvies: Adviseren over passende werkzaamheden en aanpassingen.
- Probleemanalyse: Opstellen van de wettelijk verplichte probleemanalyse binnen zes weken.
De bedrijfsarts rapporteert aan de werkgever uitsluitend in termen van beperkingen en mogelijkheden. Bijvoorbeeld: “Werknemer kan niet langdurig staan of tillen, maar kan wel zittend bureauwerk verrichten.” De onderliggende diagnose blijft vertrouwelijk tussen arts en werknemer.
Werknemers hebben het recht om de bedrijfsarts te spreken en kunnen ook zelf een consult aanvragen. Bij twijfel over het oordeel van de bedrijfsarts kunnen zowel werkgever als werknemer een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV.
Wat kan een werknemer doen bij onterechte vragen over ziekte?
Een werknemer die onterechte vragen krijgt over de aard van zijn of haar ziekte mag weigeren hierop te antwoorden. De werknemer kan de werkgever wijzen op de AVG-regels en indien nodig een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de ondernemingsraad inschakelen.
Er zijn verschillende stappen die een werknemer kan ondernemen:
- Weigeren te antwoorden: Je bent niet verplicht medische informatie te delen en dit mag geen negatieve gevolgen hebben.
- Werkgever informeren: Wijs de werkgever vriendelijk op de AVG-regels, mogelijk is er sprake van onwetendheid.
- HR-afdeling inschakelen: Bij aanhoudende druk kan de HR-afdeling bemiddelen.
- Ondernemingsraad raadplegen: De OR kan structurele problemen aankaarten bij de directie.
- Klacht bij de AP: Bij ernstige of herhaalde overtredingen kan een formele klacht worden ingediend.
Het is belangrijk om te weten dat een werkgever geen negatieve consequenties mag verbinden aan de weigering om medische informatie te delen. Dit geldt ook als de werkgever de vragen “goedbedoeld” stelt. De intentie doet niet af aan de onrechtmatigheid van de vraag.
Als een werkgever al medische gegevens heeft geregistreerd, heeft de werknemer het recht om verwijdering van deze gegevens te eisen. De werkgever moet hieraan binnen een maand gehoor geven.
Hoe voorkom je als werkgever AVG-overtredingen bij verzuim?
Als werkgever voorkom je AVG-overtredingen door duidelijke protocollen op te stellen, leidinggevenden te trainen en de verzuimbegeleiding volledig via de bedrijfsarts te laten verlopen. Zorg dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot verzuimgegevens en registreer nooit medische informatie.
Een effectief verzuimbeleid dat voldoet aan de AVG bevat de volgende elementen:
- Verzuimprotocol: Stel een helder protocol op met toegestane en verboden vragen bij ziekmelding.
- Training leidinggevenden: Zorg dat managers weten wat ze wel en niet mogen vragen.
- Centrale verzuimregistratie: Beperk toegang tot verzuimgegevens tot HR en direct betrokken leidinggevenden.
- Geen diagnoseregistratie: Leg nooit de aard van de ziekte vast, ook niet als de werknemer dit vrijwillig deelt.
- Snelle inschakeling bedrijfsarts: Verwijs medische vragen direct door naar de bedrijfsarts.
Let ook op indirecte manieren waarop medische informatie kan worden geregistreerd. Notities als “werknemer heeft rugklachten” of “burn-out” in e-mails of gespreksverslagen zijn eveneens niet toegestaan. Train je organisatie om te denken in functionele termen: niet “depressie” maar “verminderde belastbaarheid”.
Periodieke audits van je verzuimadministratie helpen om eventuele overtredingen tijdig te signaleren en te corrigeren. Overweeg ook om je verwerkingsregister te controleren op de juiste grondslagen voor verzuimgegevens.
Hoe REEF helpt met verzuimbegeleiding
Bij REEF begrijpen we dat correct omgaan met verzuim vraagt om specialistische kennis van zowel wet- en regelgeving als mensgerichte begeleiding. Onze HR&O-professionals ondersteunen organisaties bij het opzetten en optimaliseren van verzuimprocessen die voldoen aan de AVG én bijdragen aan duurzame inzetbaarheid.
Wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen:
- Verzuimprotocollen ontwikkelen: Heldere richtlijnen die voldoen aan wet- en regelgeving.
- Training leidinggevenden: Praktische workshops over verzuimgesprekken en AVG-compliance.
- Procesoptimalisatie: Verbetering van de samenwerking met bedrijfsarts en arbodienst.
- Interim ondersteuning: Tijdelijke versterking van je HR-team bij verzuimvraagstukken.
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen met professionele verzuimbegeleiding? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Gerelateerde artikelen
- Wanneer is het slim om een hr adviseur op uurbasis in te huren?
- Wat zijn de verschillen tussen bots, agents en analytics in HR?
- Kan ik bezwaar maken tegen een omgevingsvergunning van mijn buurman?
- Waarom is consultancy belangrijk voor bedrijven?
- Wat is de rol van technologie in recruitment?
Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.