Zoek Alle vacatures

Tijdelijke kennis biedt gemeenten structureel uitkomst

De laatste tijd worden gemeentes overspoeld met invoeringen of wijzigingen van wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de wijziging van de ‘Wet maatschappelijke ondersteuning’, de wet ‘Basisregistraties van Adressen en Gebouwen’, de ‘Wet inburgering’ of de ‘Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen’. Elke wijziging van de uitvoeringstaak van de gemeente heeft consequenties voor de organisatie. Deze gevolgen variëren van het bijstellen van een bestaande uitvoeringstaak, zoals bij de ‘Wet verbetering poortwachter’, tot en met het toebedeeld krijgen van een volledig nieuwe taak, zoals bij de wet ‘Basisregistraties van Adressen en Gebouwen’.


Onwenselijke taakverzwaring

Deze vele wijzigingen resulteren in een, tijdelijke, taakverzwaring van de ambtenaren die veelal op het verkeerde moment komt. Dit roept op zichzelf al weerstand op en daarmee wordt de invoering bemoeilijkt. Een oplossing is dan om die tijdelijke taak te laten uitvoeren door een tijdelijk medewerker. Een invoeringstraject waarbij dit prima lukt is de gemeentelijke implementatie van de ‘Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen’.


Projectbenadering

Zoals bij elk project is het cruciaal om vast te stellen waar je als organisatie uiteindelijk wilt staan. Bij de ‘Wet dwangsom’ gaat het om het minimaliseren van het financieel risico. Effectieve termijnbewaking is dus van belang. Daarnaast is een goede bewustwording van het
belang van die termijnbewaking essentieel. Pas dan immers zal de benodigde gedragsverandering een structureel karakter krijgen. Hieruit blijkt al dat haast vanzelf de benodigde stappen uit het geformuleerde doel voortvloeien. Het helder krijgen van de benodigde stappen om het gewenste doel te bereiken is duidelijk van belang.


De tussenstappen

Niet elke nieuwe regeling heeft voor elke ambtenaar gevolgen voor zijn taak. De eerste vraag is daarmee al gesteld: voor wie is het van belang? In deze casus is het belangrijk om een inventarisatie te maken van de afdelingen die te maken hebben met termijngebonden beslissingen. De volgende stap is het op gang brengen van een bewustwordingsproces bij de leidinggevenden. Een methode is het verzorgen van een presentatie op leidinggevend niveau, waarbij de financiële risico’s en de daaraan gekoppelde vraag of werkmethoden aangepast moeten worden, de centrale vraag vormt. Een zo concreet mogelijke koppeling met de praktijk maakt de problematiek ‘tastbaar’ waardoor de acceptatiegraad drastisch omhoog zal gaan. Een bron van mogelijke termijnoverschrijdingen wordt wellicht gevormd door het burgerjaarverslag. Het organisatiebreed informeren is de volgende stap. Ook dit gaat in twee fasen: eerst krijgt iedereen korte, globale informatie, bijvoorbeeld via intranet, en in tweede instantie gedegen informatie voor degenen die het aangaat. Handige kanalen zijn dan:

a. via intranet toegankelijk document;

b. nieuwsbrief;

c. e-mail;

d. presentatie bij werkoverleg.

Uiteindelijk zal het bij iedereen ‘tussen de oren’ moeten komen.

 

Van intern naar extern

Als de ‘key players’ zich de informatie eigen hebben gemaakt en, waar nodig, hun werkwijze aangepast hebben, dienen de burgers geïnformeerd te worden. Dit informeren zal niet ten nadele van de gemeente zijn. De burger zal die informatie toch wel krijgen. Het spontaan informeren van de burgers gebeurt tegen een achtergrond van de dienstverlenende overheid. Dit resulteert dus primair in een imagoverbetering van de gemeente. Een voordeel is dat de gemeente zeker kan stellen dat informatie correct is en op die wijze onzinnige claims voorkomen kunnen worden. Kanalen voor externe publicatie zijn:

a. internet;

b. folder bij de ontvangstbevestiging.

De dienstverlening door de gemeente resulteert op deze wijze ook in sturingsinstrumenten.


Na het project

Na afronding van het project is meer dan het beoogde doel bereikt: de risico’s zijn geminimaliseerd, de burgers worden geïnformeerd en het imago van de gemeente is iets verbeterd. Daarnaast heeft het implementatietraject niet geleid tot een (tijdelijke) taakverzwaring van de ambtenaren, waardoor het reguliere werk geen achterstand heeft opgelopen. Toch handig zo'n tijdelijke projectspecialist.


Gemeente Eindhoven

Terug
Om deze website goed te laten functioneren maken we gebruik van cookies.
Bekijk ons cookiebeleid.