Zoek Alle vacatures

Optimalisatie van het procure-to-payproces

Door: REEF / 09 januari 2019 / Supply chain

REEF-projectspecialist Björn Leenders - procurementspecialistREEF-projectspecialist Björn Leenders voert een project uit bij Aspen Oss als procurementspecialist Indirect Materials & Services. Aspen Oss produceert en levert wereldwijd al ruim 90 jaar complexe, actieve farmaceutische grondstoffen van zeer hoge kwaliteit, ofwel Active Pharmaceutical Ingredients (API’s). In deze rol is Björn verantwoordelijk voor drie projecten: het optimaliseren van het procure-to-payproces, het naar een hoger niveau tillen van contractmanagement en het up-to-date krijgen en houden van vendor- en artikel-masterdata. Zijn dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het afsluiten en verlengen van contracten met bestaande en nieuwe leveranciers en het up-to-date houden en brengen van leveranciers- en artikeldata. Denk hierbij aan de inkoopvoorwaarden, betalingstermijnen, de wijze- en risico-overdracht van levering (incoterm), levertijden, prijzen, verpakkingseenheden en minimale bestelhoeveelheden. Ook de inkoopvraagstukken op het gebied van IT, HR, trainingen, travel- en Capex-investeringen liggen bij Björn.

Meer grip en controle op het inkoopproces

Voor het optimaliseren van het procure-to-pay proces heeft Björn als uitgangspunt zo min mogelijk handmatige handelingen voor de afdeling Inkoop te realiseren, zodat de afdeling Inkoop minder operationeel en meer tactisch en strategisch gaat werken. Om dit te realiseren bekijkt Björn het gehele proces van inkoopbehoefte tot en met de factuurbetaling aan de leverancier. Door middel van de A3-verbetermethodiek stelt hij vervolgens de verbeterplannen op.

REEF - overzicht procure-to-payproces

“Ik start altijd met het bekijken van het interne (inkoop)proces en kam deze in detail uit. Om vervolgens vanuit daar te optimaliseren en processen opnieuw vast te leggen. In het geval van (voorraad)artikelen begint het bij de juistheid van data in het SAP-bestelsysteem. We zijn een actie gestart om bij een 100-tal+ leveranciers de artikeldata afkomstig uit ons SAP-systeem te laten controleren. Denk hierbij aan data zoals prijs, levertijd, bestelhoeveelheden, materiaalnummers van leverancier en fabrikant. Het is belangrijk dat deze data correct is, want als deze data niet juist op de order naar de leverancier staat heeft dit gevolgen in de gehele keten. Één verkeerd materiaalnummer op de order kan betekenen dat dit specifieke onderdeel verkeerd wordt geleverd, onderhoud van een machine niet kan worden uitgevoerd, er nieuwe materialen besteld moeten worden of verkeerde materialen retour gestuurd moeten worden naar de leverancier. Daarnaast worden de verkeerde prijzen gefactureerd, waardoor de factuur niet overeenkomt met de order en een betaling richting de leverancier uitblijft. Kortom veel Aspen-medewerkers en afdelingen hebben er onnodig veel werk aan om deze zaken te corrigeren.” vertelt Bjorn.

Verbeteracties en resultaat  

Bjorn liep tijdens het project tegen enkele uitdagingen aan. De uitdaging zat hem vooral in het up-to-date krijgen van de artikeldata, denk daarbij aan bijna 10.000 artikelnummers bij meer dan 100 leveranciers.

“Hoe krijg ik aan de ene kant de data uit het systeem en vervolgens de gecorrigeerde data weer in het systeem. Hiervoor is een template opgezet die de data in een bepaald format downloadt uit het systeem. Dit bestand wordt opgestuurd naar de leverancier die de data controleert en waar nodig corrigeert. Het bestand dat retour wordt ontvangen van de leverancier wordt door de inkopers inhoudelijk gecontroleerd en volgens hetzelfde format middels mass-upload automatisch in het SAP-systeem geladen. Het up-to-date houden van de data blijft een continu proces. Doordat onnodige en handmatige handelingen uit het procure-to-payproces zijn gehaald of geautomatiseerd is de focus van de afdeling inkoop verschoven van operationeel naar tactische werkzaamheden. Met als gevolg meer en betere contractafspraken. Twee vliegen in één-klap.”

De leveranciers beoordeelt Björn net behulp van de vernieuwde Vendor Rating Tool. Op basis van de resultaten van de vendor-rating wordt inzichtelijk van welke leveranciers afscheid genomen moet worden en met wie het contract voorgezet wordt. “Door het verbeteren van de vendor- en artikel-masterdata worden er minder foutieve inkooporders aangemaakt waardoor er op meerdere afdelingen minder correcties uitgevoerd worden. Dit zorgt voor meer rust in de gehele keten.”

Professionaliseren inkoopafdeling: de sleutel tot succes

Björn is medeverantwoordelijk voor het verder optimaliseren en professionaliseren van de inkoopafdeling binnen Aspen. “Via REEF heb ik de opleiding HBO Technische Bedrijfskunde gevolgd en in 2013 positief afgerond. Door deze opleiding heb ik beter inzicht gekregen in de bedrijfsprocessen binnen organisaties, heb ik geleerd valkuilen (eerder) te ontdekken en hierop te anticiperen. Deze kennis neem ik direct mee in mijn huidige project bij Aspen. De gedrevenheid van het management van Aspen om supply chain naar een hoger niveau te tillen past goed bij mij.

Ik ben van mening dat verbeteringen pas doorgevoerd kunnen worden zodra de optimalisatie gerealiseerd is en nieuwe processen vastgelegd en geborgd zijn. Doorvoeren van verbeteringen doe ik van operationeel naar tactisch naar strategisch niveau. De sleutel tot succes is hierbij het doel voor ogen te houden en overzicht te bewaren. Ik vind het een uitdaging om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en collega’s te motiveren en te overtuigen om zo gezamenlijk het doel te bereiken. Het borgen van alle nieuwe (werk)processen in de organisatie en kennisoverdracht naar de juiste personen binnen de organisatie zorgen ervoor dat verbeteringen een continu proces blijft.”

Inkoop kennis delen

De REEF-deelt-kennisbijeenkomsten en de supplychain-intervisieavonden gebruikt Björn om collega-projectspecialisten en potentieel nieuwe opdrachtgevers te ontmoeten. Als kennismanager inkoop voor team REEF supply chain deelt hij tijdens deze bijeenkomsten kennis met hen. 

“Als kennismanager inkoop treed ik op als ambassadeur voor het team en ben ik sparringpartner en klankbord voor collega-projectspecialisten. Zij kunnen met vakgerichte vragen bij me terecht, waarop ik advies geef vanuit mijn kennis en ervaring. Op deze manier zet ik mijn kennis niet alleen in op het project bij Aspen, maar help ik ook collega’s. Via REEF kan ik mezelf blijven ontwikkelen. Ik heb diverse trainingen en workshops bij REEF gevolgd die een positieve bijdrage leveren in het uitvoeren van het project bij de opdrachtgever. Na een intensief opleidingstraject dat is afgestemd op de verschillende fases die doorlopen worden bij het uitvoeren van een project ben ik dit jaar zelfs gediplomeerd tot ‘gecertificeerd REEF-projectspecialist’."

Ook geïnteresseerd in een project bij REEF? Neem dan contact op met Thomas Moonen via telefoonnummer 06 523 37 278 of via t.moonen@reef.nl

Terug
Om deze website goed te laten functioneren maken we gebruik van cookies.
Bekijk ons cookiebeleid.