Zoek Alle vacatures

Complexe Europese aanbesteding in de praktijk

Door: REEF / 21 maart 2019 / Sociaal en juridisch

REEF-projectspecialist Sasja AleksicREEF-projectspecialist Sasja Aleksic is strategisch beleidsadviseur sociaal domein. Als specialist heeft zij voor 21 gemeenten in Zuidoost-Brabant een Europese aanbesteding voor een CLR-applicatie (Centrale Leerlingen Registratie) geleid. In dit artikel deelt zij haar strategie, die heeft gezorgd voor een succesvolle Europese openbare aanbesteding met een gewenst resultaat. Ook deelt zij de uitdagingen, die komen kijken bij een aanbesteding ten behoeve van zo veel partijen.

Opdracht
21 gemeenten in Zuidoost Brabant werken samen aan de uitvoering van de Leerplichtwet en Regionale Meld- en Coördinatiefunctie (RMC)-regelgeving, volgens het principe ‘één school één leerplichtambtenaar’.

Deze samenwerking wordt mogelijk gemaakt door het gebruik van een CLR-applicatie. Dankzij deze applicatie kunnen de leerplichtambtenaren een leerling volgen ongeacht waar deze leerling op school zit. Ook kan een leerplichtambtenaar uit bijvoorbeeld Eindhoven de gegevens in de Basis Registratie Personen (BRP) van Valkenswaard raadplegen als het om een leerling uit Valkenswaard gaat die op de school van deze leerplichtambtenaar in Eindhoven zit. Voor dit laatste is de landelijke autorisatie GBA-V nodig van het Rijksinstituut voor identiteitsgegevens (RIvG). De autorisatie wordt alleen aan bestuursorganen afgegeven, die namens de samenwerkende gemeenten handelen.

De opdracht was tweeledig:

  1. Delegeer de verantwoordelijkheden en bevoegdheden uit de Leerplichtwet en RMC-regelgeving aan een bestuursorgaan.
  2. Vervang de CLR-applicatie. De bestaande applicatie kon contractueel niet meer verlengd worden en was een ‘end of life’-applicatie.

Voor het eerste deel van de opdracht kozen de wethouders van de Zuidoost-Brabantse gemeenten voor GGD Brabant Zuidoost. 

Convenant Bestrijden van schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten in Zuidoost Brabant

Delegatie van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden uit de Leerplichtwet en RMC-regelgeving aan de GGD is vastgelegd in een aantal documenten, waaronder een bestuurlijk convenant tussen de 21 gemeenten en de GGD. Dit traject is ongeveer een jaar vóór de aanbesteding in gang gezet. Sasja begeleidde het proces.

“Juristen van de gemeenten Eindhoven en Helmond hebben de tekst van het convenant opgesteld. Ik zorgde er vervolgens voor dat dit convenant ter besluitvorming aan de colleges en raden van de deelnemende gemeenten werd voorgelegd. Daarvoor stelde ik een college- en een raadsvoorstel op. Daarnaast hielp ik de collega-beleidsambtenaren van de regiogemeenten om deze voorstellen voor de eigen gemeente te formuleren. De besluitvorming heeft ongeveer een half jaar in beslag genomen. Dat is vrij normaal voor zo’n traject. De uitdaging was om gedurende deze periode op de hoogte te blijven van hoe de besluitvorming in de regio verliep. Alle gemeenten moesten hetzelfde besluit nemen. Het was heel belangrijk dat zij alle informatie tijdig van mij kregen om hun bestuurders te kunnen adviseren. En ik moest de planning scherp in de gaten houden!”

Sasja vertelt verder: “Met de besluiten van colleges en raden onder mijn arm heb ik in oktober 2017 een voorstel aan het Algemeen bestuur van de GGD gedaan om de verantwoordelijkheden en bevoegdheden uit de Leerplichtwet en RMC-regelgeving feitelijk over te nemen. In de vergadering in oktober 2017 hebben de gemeenten en de GGD het convenant ondertekend.

Fase 1: voorbereiding

Voordat de aanbesteding werd gepubliceerd, zijn er een aantal stappen gezet. “In december 2017 heb ik een projectteam en een stuurgroep ingericht en een projectplan opgesteld. In maart 2018 is een marktconsultatie uitgevoerd. De opgehaalde informatie uit de markt en de eisen en wensen van de gebruikers, functioneel en technisch beheerders van het toenmalige systeem en beleidsambtenaren uit de regio hebben geresulteerd in een programma van eisen.” vertelt Sasja. Een half jaar na de start is eind mei de aanbesteding gepubliceerd.


Fase 2: gunning opdracht

Op basis van de gunningscriteria komen de inschrijvingen binnen. “Voor deze aanbesteding hadden wij twee inschrijvers. Het beoordelingsteam heeft de aanbiedingen beoordeeld op basis van de gunningscriteria. De inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft de aanbesteding gewonnen. Begin september 2018 is de opdracht definitief gegund en snel daarna is de implementatie gestart.”

 

Fase 3: uitvoering


De gemeente Eindhoven heeft namens de GGD de aanbesteding uitgevoerd. Ook beheert zij het contract met de leverancier, zorgt voor de betaling van de facturen en haalt bij de regio de afgesproken financiële bijdrage op. Daarnaast levert de gemeente Eindhoven drie functioneel beheerders, die ongeveer 100 leerplichtambtenaren uit de regio helpen als ze met de CLR-applicatie ergens vastlopen.


Sasja: “Omdat de GGD opdracht aan de gemeente Eindhoven gaf om de aanbesteding uit te voeren en de gemeente de complete financiële huishouding uit handen van de GGD nam, werd een aparte overeenkomst tussen de gemeente Eindhoven en de GGD opgesteld. Ik moest heel goed uitleggen aan de regiogemeenten waarom de gemeente Eindhoven een andere rol in de samenwerking had en waarom er nog een overeenkomst bovenop alle andere overeenkomsten afgesloten moest worden. Denk hierbij aan de overeenkomst met de leverancier, het Service Level Agremeent, de verwerkersovereenkomst, het bestuurlijk convenant. Hier moest ik al mijn overtuigingskracht bij zetten”, lacht Sasja.

Fase 4: implementatie


De applicatie is op 2 januari 2019 in gebruik genomen. In de tweede week januari hebben 100 leerplichtambtenaren en RMC-functionarissen uit de regio de training afgerond en aan het werk gegaan met het  nieuwe systeem.

 

Privacy Impact Assessment

Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming in mei 2018 is er extra aandacht voor bescherming van persoonsgegevens ontstaan. Leerlingenregistratie is een verwerking van persoonsgegevens met hoge risico’s voor de privacy van deelnemers. Om deze reden moest een Privacy Impact Assessment (PIA) worden uitgevoerd met als doel het in kaart brengen van risico’s en het benoemen van maatregelen ter beheersing van deze risico’s.

Eind zomer 2018 is onder begeleiding van de functionaris gegevensbescherming (FG) van de GGD een PIA uitgevoerd. Een maand later was de rapportage aan het aanbestedingsteam aangeboden. Sasja: “Wij waren blij dat deze PIA in zo’n korte tijd afgerond was, maar de FG van gemeente Eindhoven gaf een negatief advies op de conceptrapportage. Om zo snel mogelijk tot een gedegen rapport te komen, dat gedragen wordt door alle partijen, heb ik een werkgroep bestaande uit de vertegenwoordigers van de GGD en de gemeente Eindhoven samengesteld. Zo konden we elke stap direct laten toetsen en de rapportage klaar maken voor de vaststelling door het bestuur van de GGD.”

Risico's

“Bescherming van persoonsgegevens is een serieuze zaak. Je moet er niet aan denken dat deze gegevens door iemands nalatigheid op straat komen te liggen. Daarom doe je je best om alle mogelijke risico’s in kaart te brengen en na te denken welke maatregelen nodig zijn om de risico’s af te dekken. Maar pas op dat je daar niet te ver in doorschiet. Want dan kan zo’n PIA onnodig veel tijd in beslag nemen. En 100% risicodekking bestaat niet”, aldus Sasja.

Succesvol project

Het project is succesvol afgerond en het gewenste resultaat is bereikt. “De nieuwe applicatie is gebruiksvriendelijker, gemakkelijker te beheren en ruim € 100.000,- per jaar goedkoper dan de oude applicatie. Dit komt met name doordat het om een SaaS-oplossing (web-applicatie) gaat, die per definitie goedkoper is dan een applicatie die op de servers in huis draait (‘on premisse’). De kosten worden verdeeld over 21 regiogemeenten. De leerplichtambtenaren zijn bijzonder blij met het nieuwe systeem en ik kijk tevreden terug op een succesvol afgerond project.” Aldus Sasja.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden die REEF-projectspecialist Sasja Aleksic te bieden heeft? Neem dan contact op met Juliëtte Maas, Projectmanager bij REEF via j.maas@reef.nl .


Terug
Om deze website goed te laten functioneren maken we gebruik van cookies.
Bekijk ons cookiebeleid.